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SFAとは?メリットや成功事例・失敗事例の紹介

営業活動の課題をもつ企業は多くあります。売上をどのように上げていくか?今後の営業戦略は何をすればいいのか?経営者や営業のマネージャーで悩まれている方は多いのではないでしょうか。

SFAはそういった課題を解決するのに役立つ便利な営業支援ツールになります。業績が急成長している企業の多くはSFAを有効活用して営業の改善を行っており、営業活動には欠かせないツールになっています。

そこで営業活動には欠かせないツールのSFAがどのようなメリットがあり、どのような活用ができるのかここでご紹介いたします。

SFAとは?

SFAとは「Sales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)」の略で、日本語では「営業支援システム」と呼ばれます。様々な営業活動を支援できるツールとして活用次第で、売上拡大や業務の効率化など業務改善を行う事が可能になります。

例えば、日々の営業活動を各営業担当者が登録することで、メンバ全員に活動が共有されるのはもちろん、マネージャーはSFAを見れば、各商談の進捗が一目でわかるような環境が構築されます。

SFAの活動を見ながら営業担当者に直接指示も出せるので、営業個人で商談を抱えているより、営業マネージャー含め多くの視点で商談に対する受注活動を強化していく事が可能になります。

従来営業は「個人の力」のような考え方が強かったのですが、SFAを有効活用することで組織的な営業体制の構築も可能なります。

SFAとCRMの違い

SFAと似たような仕組みとしてCRM(Customer Relationship Management)があります。CRMは顧客管理をメインとしたシステムであり、SFAはどちらかというと営業活動を効率化していく仕組みになります。

CRMについてはこちらの記事を「CRM(顧客管理システム) その機能と選定ポイントは?」で詳しく書いてますので、興味があんれば参考にしてください。

SFAとCRMそれぞれの対応範囲は下記のようになります。

営業マネジャーの課題

会社の営業部門を任されたマネージャーの多くは、予算をどのように達成するか頭を悩ませている方は多いのではないでしょうか。

当たり前ですが、企業は前年以上に売上を上げて成長を目指していくものです。そのような中で、企業の数字に大きく影響する営業部門には予算という大きなノルマが、のしかかってきます。

営業マネージャーはその予算(数字)達成が一番のミッションであり評価基準になる企業が多いと思います。毎月の営業会議の中で、経営者に報告するたびに「これからどうしよう?」と悩んでいるマネージャーも少なくないのではないでしょうか。


しかしながら、何をすればいいのか?具体的な方法が思いつかなければ予算達成はできません。運よく大きな商談があり、達成できることはあるかもしれませんが、継続的に達成することは難しいでしょう。

例えば、予算達成をするために、営業力の強化や新規開拓の強化など抽象的な方針で終わらせているマネージャーもよく見かけます。

営業力の強化といっても何をするのか?ここまで考えていないと具体的とは言えません

何か指導すると翌日からスーパー営業マンになる魔法のような指導があれば別ですが、そのような魔法は存在しません。

具体的な行動(KPI※1)をしっかりと決めて、それを実行していく事で、自然に予算達成が出来ている状況をつくっていく事がマネージャーとしては重要になります。

※1 KPIとは目標を達成する上で、その達成度合いを計測・監視するための定量的な指標。

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具体的な行動を考える上では、実際の営業状況を把握する必要があります。

どのような商材を扱っているか?自社の営業担当者の営業スキルはどうなのか?また実際どのような顧客からの売上が多いのか?など戦略を考える上で様々な情報から自分たちにベストな行動を導き出すことが重要になります。


具体的な行動を計画し、成功率を上げていくためにも、自分の直感だけでなく冷静に自分たちの営業部門の営業活動を分析していく事は、営業マネージャーとしては必須なのです。

SFAを活用している営業部門であれば、自分たちの営業活動の履歴から顧客情報、商談情報など過去の様々なデータが蓄積されており、営業マネージャーにとって具体的な行動を導き出すのに非常に便利なツールとして活用できます。

SFAを活用して戦略を考える場合は、「戦略はSFAから考える!【マネージャー向け戦略の考え方】」に詳しくやり方を書いていますので、参考にしてください。

SFAで出来ること(メリット)

SFAは営業現場で様々な活用ができるツールです。営業担当者から営業マネージャー、経営者までそれぞれの立場で有効活用ができます。SFAの活用には色々メリットがありますがいくつかメリットをご紹介します。

営業活動の見える化を実現

まずSFAと聞いて、営業日報管理をイメージする方は多いのではないでしょうか。

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また自分以外の営業担当者の活動も共有されるため、自分の営業のやり方と比較し、自分なりに営業のやり方を改善する機会が増えていくのも大きなメリットです。

自発的に改善を促す事ができればその営業担当者の成果には大きな影響が出てきます。

また営業マネージャーは日々の営業担当者の商談状況や活動状況の中から、お客様の声を拾い出すことができ、今後の営業戦略に活かしていく事がやりやすい環境づくりができます。

SFAを活用した行動管理のやり方はこちらの記事も参考になります。

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自社の営業の強み・弱みを把握

SFAには営業活動のすべてが登録されていきます。日々の活動状況や顧客の情報が登録されています。

また商談情報も管理することができますので、各商談における成功事例や失敗事例が自然に集まっています。

そのような商談情報を整理して分析していく事で、自分たちの営業部門の強みや弱みを把握することができます。

どのような商談が受注しているのか?どのような競合が出た場合に失注する可能性が高いのか?など今後の戦略を考える上で重要なデータをためていく事が可能になります。

またSFAには自社に合わせて集計したい項目を自由に追加できるようなシステムが多々あります。

例えば商談のきっかけなどを収集し、集計することでどこに宣伝広告費用を投入するのが一番ベストなのか?分析するような事も可能です。

顧客のニーズを把握・分析できる

営業部門の今後の方針や戦略を考えるのは、営業マネージャーの仕事になりますが、実際に戦略を考える上で自分たちのサービスや商品を利用していただいているお客様のニーズを把握することは重要になります。

しかし戦略を考えるマネージャーは管理が優先になり、顧客との接点は少なくなってくるのが一般的です。そのような中でも、SFAにある日々の営業担当者の活動でお客様のクレームや様々な要求を把握できることは、営業戦略を立てる上で重要になります。

実際に営業活動の成果につなげていくためには、顧客ニーズの把握は非常に重要になります。

営業力の強化

どこの企業にもその企業内に「できる営業」、「できない営業」が存在するものです。

よくあるケースですが「できる営業」の人に何故成果が出せるのか?聞いてみても、「普通に営業活動しているだけです」というように実際に成果がでている要因を自分自身で気づいていないような事もあります。

「できる営業」が増えれば営業部としての業績は上がりますが、実際何をすれば成果が出るのかを本人が把握していないのであれば、他のメンバーに教育もできません。

今の時代で売れている営業担当者を理解しないと、どうしても営業マネージャーの昔の経験をもとに、根性論の営業教育になってしまうかもしれません。(その場合一時的な成果はあるかもしれませんが、会社を辞めてしまっては意味がないです。)

10年前と比べて営業活動は大きく変化している状況です。今売るための活動を教育する事は、営業力の強化にとって重要な事になります。

SFAに「できる営業」が日々の行動や、利用しているツール(提案資料)など共有することで、こんなことをしていたのか!と驚く事もあります。「できる営業」は普通の人では思わない細かな事でも当たり前に行動していたりするのです。

自社で一番実績を出している営業担当者の行動を分析して、他の営業担当者も同じような行動ができるうように指導していく事で営業力の強化も行っていく事が可能です。

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営業活動を標準化できる

自社の営業の勝ちパターンを作っていく事ができます。勝ちパターンさえできれば経験の少ない新人営業担当者でもベテラン営業と同じような成果を出すことが出来るようになります。

営業活動を通じて、自社にあった営業プロセスを管理することができるので各プロセスにおけるポイントを整理していくと勝ちパターンが見えてきます。

また商談の発生状況や業種など受注確度が高い商談を分析できれば、受注確度が高い商談は新人社員をメインに活動させる方法もあります。

営業担当は限られた人員になりますので、チームとして最大限の成果を出すための分析をSFAで行っていく事ができるようになります。

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部署異動などで、営業担当の引継ぎを行うケースはSFAがあればスムーズに行う事が可能です。

過去の商談履歴や活動履歴はSFAの中にあるので、誰にどのような提案をしていたか?など引継ぎ資料を作成することなく、SFAを見れば分かるような環境が自然に構築できます。

また新人教育などにも活用ができ、自社の営業がどのようなお客様にどのような提案しているか?事例として参考にすることができるようになります。

新人営業担当者が初めて提案するような業種のユーザーに対して、先輩社員に相談することも重要ですが、SFAを見れば同じ業種でどのような商談があったか?またその結果などが簡単に検索できます。

受注しているような商談の提案資料を活用したりすることで、新人営業でも受注確率を高める事が可能になります。

SFAを新人営業の教育する場合は「SFAを活用して新人営業を教育する!【即戦力へするための取り組み】」で詳しくやり方を紹介していますので参考にしてください。

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これまでSFAのメリットなど紹介してきましたが、当社では昔はSFAを利用していませんでした。

しかし営業改善のためSFAの導入を行い、実際にSFAを活用して営業活動の改善に成功できました。

当社が成功できた要因についても事例として紹介いたします。皆様の参考になればと思います。

SFA活用前

今は、当社の営業担当者はSFAを当たり前のように入れていますが、以前はSFAの活用は行っていませんでした。日々の活動は営業担当者の個人に任せられており、何をするかも営業個々で考える、いわゆる属人的な営業体制でした。


毎月、営業マネージャーが集まる営業会議がありそこで案件情報の報告を行っていたのですが、営業担当者は会議の前日までにエクセルに商談中の案件を登録して受注予定日と売上予定日、売上金額、利益金額、受注確度を更新して営業マネージャーにメールで報告していました。

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以前はこのような状況が営業なら当たり前だと思っており、「昔からそうだから」といった感覚で特になんとも思っていなかった状況です。

SFA導入を検討

なかなか思うように売上拡大が出来ない時期があり、営業のやり方を見直そうという機会がありました。

営業担当の見直しや、顧客情報の共有、提案書の整理・共有など色々意見がでましたが、そのような環境を構築していくためにも、SFAを検討する必要があると判断し、SFAの導入検討を進めていきました。

様々なSFAサービスも検討してみたのですが、なかなかこれだと思うものがなく、とりあえず活動が共有できるレベルからスタートを考えました。

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開発にはどうしても時間はかかるので、開発中は課題収集を行いSFAをスムーズに運用するための営業体制の構築をしていきました。

SFAの導入効果

SFA導入前は、営業マネージャー中心に活用を意識していたのですが、SFAを導入してみると以外に営業担当者の中でSFAの活用が好評でした。

今まで数字だけでなかなか実際の活動をみれなかったというのもあって営業担当者の中には、自分たちの活動を営業マネージャーだけでなく経営者も見てくれコメントなどをもらえることが好評のようでした。


またどうしても複数の商談を行っていると、お客様への対応を忘れたりするケースがあったようなのですが、SFAの機能で未訪問期間がある一定期間をすぎるとアラートで教えてくれる機能を使いうっかり忘れ防止もできるようになりました。

営業担当者にはそのあたりが特に好評でした。当社SFAを有効活用できるようになったのも、営業担当者が活用してくれたのは成功の一つの要因だと思います。

また営業担当者だけではなく、営業マネージャーも最新の商談案件や見込み状況が把握できるのでいちいち担当者に状況を聞く必要もなくなりました。

また停滞中の案件の状況も分かるので場合によっては上司が商談に同行するなど停滞要因をなくして受注につなげる活動が徐々にできてくるようになり、属人的だった営業活動が徐々に組織的な活動ができるようになりました。

実際商談から受注までの受注確率は導入前と比較して10%の改善がありました。当社の営業は年間数千件の商談が発生するのでこの10%の改善は非常に当社にとっても経営の面でも効果がありました。

またメリットで書いたような事もSFAを導入して実感することができました。

今では営業の分析は更に細かく管理するようになり、当社のSFA画面は集計表でいっぱいです。またマーケティングに関してもSFAで分析して広告宣伝の効果を最大限に活かすための取り組みも行っています。

SFAをマーケティングで活用する方法について「希少90年代ノースフェイス エクストリームスノーパンツ ゴアテックス Mサイズ」で詳しく紹介していますのでやり方が気になる方は参考にしてください。

SFAの失敗例

これまでSFAのメリットや成功事例を紹介してきましたが、必ずSFAが成功するわけではありません。

せっかく導入したのにうまく使いこなすことが出来ない企業もあります。当社もSFAサービスを提供している事もあり、SFAの検討しているお客様の中には前に購入したSFAが活用できなかったので再度検討をしているようなお客様も多々いらっしゃいます。そのような経験の中からいくつか失敗事例もご紹介します。

SFAを検討する場合の参考にしていただければと思います。

また、営業マネージャー向けに失敗原因10選も「袴 着物セット 3歳 5歳」で書いていますので、参考にしてください。

営業担当者が入力しない

これはSFAの失敗で一番多い事例かもしれません。

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また営業担当者によって入力する人としない人がでてきたり、すべての活動が共有されるので良い事は書くけど、お客様からのクレームや自分の失敗などは共有されたくないので記入しないなど、このようなデータがすべて登録されないケースもあります。

これだとせっかく導入したSFAの効果が半減してしまいます。SFAは営業全員が入力したデータをもとに分析して改善していくことで効果が出てきます。入力する人にバラツキがあったり、良い事だけしか書いていない場合は分析効果が薄れてしまいます。

営業の改善をしていくためにはクレームや失敗事例は非常に重要なデータになってきます。共有されたくないような情報でも入力することを徹底していく事は、SFAを活用していくためには重要になります。

導入前に本当に自社の営業担当者が入力ができるレベルかどうかシステムの操作性含めて検証しておくことは重要です。

継続が出来ない

SFAを導入した当初は、営業マネージャーも設定を熱心にしたり、営業担当者も活動を細かく入力はしていたようなのですが、1ヶ月、2ヶ月となると活用されなくなってしまうケースです。


SFAはある程度データが入って分析、集計ができるようになるので、それまでは効果を実感する事が難しいものです。あまり効果を実感出来ないまま、自然にフェードアウトしてしまうような話も良く聞きます。

営業担当者が継続して入力できるように、営業マネージャーや経営者はこまめにコメントを出し、見ているということを担当者に実感させていく事は継続していくためにも重要な事になります。

分析にこだわりすぎ

SFAを導入する時は、色々将来を考え分析できるように、多くの項目を作り集計出来る様に考える営業マネージャーも多くいます。

もちろん分析しながらPDCAを回していくことはSFAの導入効果を出す為には必要なことになります。


しかしながら分析しようとすればするほど、営業担当者が入力しなければいけない、内容は増えできます。また入力内容が増えれば増えるほど営業担当者への考え方の周知徹底が難しくなってきます。

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そのようなデータが増えると間違った分析結果になり改善が進まなくなるようなケースもあります。

とくにこれからSFAを検討している方は、分析へのこだわりすぎには注意しましょう。

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せっかく高い費用でSFAを導入したのだから、活用しないと意味がないという事で、営業マネージャーが毎日SFAをチェックして、1日の活動件数が少ない事や商談数が少ない事を指摘しすぎるケースがあります。

そなると営業担当者は指摘を恐れ、嘘の活動を入力するケースも出てきます。

訪問してもいないのに訪問した記録を記入し、キーマンと商談していないのにキーマンと商談したような活動を入力してしまいます。

SFA分析元となるデータは営業担当者が正しく入力して初めて成果が出てくるのですが、このようにやってもいない活動を入力してしまうと対策が正しくできないようになります。

例えば、商談が停滞しているケースがあったとして、営業担当者がキーマンと接触できていないのにキーマンと商談しているような活動を記入していると、本来商談の停滞要因がキーマンと接触できていない事なのに、接触はできていると判断し、場合によってはこれ以上提案しても前に進まない商談だと営業マネージャーは判断するかもしれません。

このような判断をしてしまえば、せっかく契約ができる可能性がある商談を逃してしまう可能性があります。

販売管理などの情報との連携

どうしてもSFAを検討していると、売上管理をしている販売管理などとの連携の話も出てくると思います。確かにSFAから販売管理へと連携するとよりメリットはあると思いますが、そのような連携を考えていくと導入コストがどうしても多くなってきますし、導入までも時間がかかってしまいます。

特に初めてSFAの導入を検討する場合は、あまり連携までは意識せず、SFAが得意とする受注の拡大をメインに検討することをお勧めします。

もちろんSFAの活用が進んだ後、連携を検討するというステップを踏まれた方がスムーズにSFA導入に進めると思います。

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これまでSFAの事について書いてきましたが、実際SFAの導入にはSFAシステムの購入が必要になります。

SFAのシステムの多くはクラウドで提供しているものが多く、インターネット環境があれば利用を開始することができます。テレワークなどの環境の中でも、SFAは有効に活用できると思います。

一番気になる価格は各サービスで様々な価格帯で、高額なものになれば導入の初期費用を含めると数千万にもなるようなシステムもあります。

もちろんそのような仕組みは機能も豊富で、営業活動を自動化していくような事も可能です。またマーケティングなどの機能も充実しており、マーケティングを含めて営業体制の環境構築も可能です。

上を見ればきりがないのですが、自社にベストなサービスを選ぶ為にも様々なサービスの比較はしておいた方が良いと思います。SFAの費用対効果については、「LEDバルブです。Dickies オーバーオール

またSFAの費用対効果が気になるようであれば、低価格でSFAを構築できる@pocket(アットポケット)もお勧めです。@pocket(アットポケット)の活用方は「MacBook Pro 15インチ corei7」で紹介していますので参考にしてください。

またSFAサービスの比較は色々なサイトで行っていますので、参考にされると良いと思います。
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SFAを検討する時のポイント

実際に営業改善のためにSFAを検討する場合の押さえておきたいポイントをご紹介します。

SFAのサービスは様々なメーカーで提供しており、スムーズに運用できるように検討する際の参考にしてもらえばと思います。主なポイントは下記のような事があります。

  • 導入するための目的
  • 改善課題の把握
  • 導入予算
  • 営業担当者のITスキル

それぞれについてご説明します。

SFAを導入するための目的

これは重要だと思っているのですが、導入するための目的は明確にしておく必要があります。目的もなくなんとなくの感覚で検討を進めていくと、あれもしたい、これもしたいと収拾がつかない状態になってしまいます。こうなると機能重視になり、高額なシステムを導入して一生その機能を利用しなかったなどの残念な結果になるケースがあります。

導入する目的を明確にしておけば、収拾がつかない状態になっても目的を意識した最終選択ができ、適正なシステムを導入できる可能性が高くなります。

改善課題の把握

SFAを展開しているメーカーは営業コンサルなども行っているメーカーが多いです。

SFAとセットでコンサルも行ってくれるので、自社の活用をスムーズに始める事ができるようになります。(もちろんコンサル費用は別にかかりますが、費用を出しても業務改善する価値はあるかと思います。)


またコンサルをしてなくても、SFA提供しているメーカーはSFAの導入経験は豊富なため、検討時に営業課題を整理して、営業担当者に伝えることで、その課題解決を前提でサービスの活用方法を提案してくれます。

今ある課題は検討段階で整理しておき、現状の課題解決を踏まえてベストなシステムを導入しましょう。

SFAの導入予算

これは当たり前ですが、導入予算はある程度目途を付けておきましょう。

SFAは安価なサービスもありますが、高額なサービスも多いです。高額なサービスは様々な機能があり分析から集計まで理想に近いような運用ができると思いますが、本当にそこまでの機能を使いこなせるかどうか?の問題は出てきます。

システム導入費以上の成果が見込めるのであればいいですが、まだこれから初めて利用をスタートするような会社は初めは安価なサービスを利用して、利用状況をみながら将来再検討しても良いかと思います。

まずは自社でSFAを活用できそうかどうか?安価なサービスを利用して検証していくのもリスク回避の意味ではお勧めいたします。

営業担当者のITスキル

パソコンが触れない人が、SFAを有効活用するのは難しいケースが多いです。

最近はSFAを提供している各社が入力しやすいインターフェースで誰でも入力しやすい画面にはなっているのである程度パソコンを触ったことがある人であれば、大丈夫だとは思いますが、念のため実際の検討段階で活動を入力する営業担当者も入れてメーカーと話をした方が良いと思います。

実際に無料体験などの提供をしているメーカーは多いので、導入前は必ず運用できそうかどうか実際の営業担当者に入力させるようなフェーズを踏んでから契約するのをお勧めします。

SFAは営業担当者が入力しないと意味のないシステムになりますので無料体験などは有効活用していきましょう。

まとめ

今回はSFAについて色々書きましたが、SFAは活用次第で大幅な売上アップや業績改善ができるツールです。

営業という企業の業績に直結する部門の業務改善を行い、継続して予算達成できる体制を作てっていく事で、安定した経営ができ、更なるビジネス展開もやり易くなっていくと思います。

昔は営業は「個人の力」のイメージはありましたが、スーパー営業マンを何人も育成するよりは、SFAを活用して組織営業ができる体制を構築していく事は今後は重要になってくると思います。

SFAを入れてみたけど全く使っていない、使いこなせない、といような事が起きないように、自社の営業課題を把握して、自分たちにベストなSFAを検討していく事は重要です。

これからSFAを導入したいと考えている方は、「松田好花 推しメンタオル W-KEYAKIfes」で導入から定着までのポイントをまとめていますので参考にしてください。

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